Wildcards sind an ihre Gewinner/ Inhaber gebunden und nicht auf andere Personen übertragbar. Die Anmeldegebühr wird während der Online-Anmeldung -mittels des aufgedruckten Gutschein-Codes- auf 0,- gesetzt. Zusatzleistungen (z.B. Tageslizenz) sind davon ausgeschlossen!

Bei Anmeldung einer anderen Person als dem Wildcard-Inhaber, wird die Meldegebühr in Rechnung gestellt!

Die Abmeldung muss schriftlich erfolgen. Die Angabe von Gründen ist nicht erforderlich!

Eine Übertragung auf das folgende Jahr ist nicht möglich!

Änderungen persönlicher Daten (Name, Adresse, Geb.Datum)  sind möglich und kostenfrei. Die Änderung anderer Daten ist bis zum 30.Juni kostenfrei. Danach werden  € 10,- Bearbeitungsgebühr berechnet.

Teilnehmerwechsel wird vom angemeldeten Teilnehmer beantragt / eingeleitet und nach Prüfung durch den Veranstalter bewilligt oder abgelehnt. Der Teilnehmerwechsel ist bis zum 30.Juni kostenfrei. Danach werden  € 10,- Bearbeitungsgebühr berechnet.

Distanz- und Wertungswechsel sind möglich, soweit freie Startplätze vorhanden. Bei einem Wechsel in eine größere Distanz oder eine andere Wertung wird der Differenzbetrag des Wechselzeitpunktes fällig. Ein Wechsel in eine niedrigere Distanz / Wertung  bedingt keine Erstattung.

Bei Nichtteilnahme erfolgt keine Erstattung der Startgebühr.

Nachmeldungen sind nach Schließung der Online-Anmeldung und Umstellung des Systems Online bis zum 01.08.25 um 12:00 Uhr und danach vor Ort -während der Akkreditierung in der Änderungsstelle- möglich, solange freie Startplätze vorhanden sind. Informationen hierzu werden auf der Homepage und auf facebook / instagramm bekannt gegeben.

Die Streckenpläne sind hier>> einseh- und downloadbar.

Das Schwimmen erfolgt im Freigewässer Feldmarksee (Eurosee). Das Tragen von Kälteschutz (NEO) wird am Sonntag um ca. 8:30 Uhr nach Ermittlung der Wassertemperatur, vom Einsatzleiter NRWTV entschieden.

Rolling Swim Start: Der Start erfolgt als „Rolling Swim Start“, d.h., das jeder Teilnehmer sich anhand seiner  geschätzten Schwimmzeit im Vorstartbereich (schnelle Schwimmer vorne, gemächliche Schwimmer hinten) platzieren. Alle 5 Sekunden werden 6 Teilnehmer auf ihre Distanz geschickt. Es wird mehrere Minuten dauern, bis alle Teilnehmer einer Startgruppe  gestartet sind. Die Zeitmessung startet mit Überlaufen der Startmatte.

BITTE SEI EHRLICH ZU DIR SELBST UND REIHE DICH ENTSPRECHEND DEINER REALISTISCHEN GESCHÄTZTEN SCHWIMMZEIT EIN!

Das Radfahren erfolgt auf einem ca. 22 km flachen und schnellen Rundkurs. Das Tragen eines Helmes ist Pflicht. Der RadCheck-In erfolgt nach vorgegebenen Zeiten. Achtung: Auf der Radstrecke gilt die StVO. Es gibt keine Vollsperrung der Strecke!

Das Fahren im Windschatten ist für alle Wettkämpfe verboten!

Das Entsorgen von Müll muss durch den Teilnehmer erfolgen und ist nur in den dafür gekennzeichneten Bereichen erlaubt. Das Entsorgen von Gegenständen außerhalb der dafür ausgewiesenen Versorgungs- und Wegwerfzonen kann sanktioniert werden (SpO).

Das Laufen findet auf einem ca. 5 km langen Rundkurs statt. Die Strecke ist naturnah mit wenig Asphalt und festen Wegen. Entlang der Laufstrecke gibt es Getränkestationen mit Wasser, sowie Cola für den Münsterland GrandPrix und die Westenergie Mitteldistanz.

Bei allen Verpflegungsständen sind die jeweiligen Abstands- und Hygienevorschriften einzuhalten.

Der Wechselraum ist eine Wiese ca. 100m vom Schwimmausstieg bzw. 600m von der Zielarena entfernt. Achtung: Zum Wechselraum haben nur die Teilnehmer Zutritt!

Zeitstrafen werden nach Genehmigung durch den NRWTV per Zeitaddition auf die Gesamtzeit angerechnet. Keine Penalty-Box!

Wir schützen die Privatsphäre eines jeden Einzelnen gemäß den Datenschutzrichtlinien. Ihre Daten werden nur zum Zweck dieser Veranstaltung gespeichert.

1. Begriffsklärungen

(1)  Damit Sie als Teilnehmer an unserer Veranstaltung teilnehmen können ist es erforderlich von Ihnen personenbezogene Daten zu erheben.  Personenbezogene Daten sind nach Art.4 Nr.1 DS-GVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (betroffene Person) beziehen. Dies geschieht im Rahmen unserer Anmeldung.

(2) Zur Durchführung der Online-Anmeldung, sowie der Transponder gestützten Zeitmessung haben wir die Firma mika:timing als „Auftragsverarbeiter“ im Sinne des Art.4 Nr.8 DS-GVO beauftragt.

(3) Der Veranstalter als „Verantwortlicher“ im Sinne Art.4 Nr.7 DS-GVO ist gemäß Art. 28 Abs.1 DS-GVO verpflichtet den Auftragnehmer unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig auszuwählen und dieses Vertraglich zu vereinbaren.

(4) Der Auftragsverarbeiter arbeitet ausschließlich auf Weisung des Veranstalters. Weisung in diesem Sinne ist die auf einen bestimmten datenschutzmäßigen Umgang (z.B. Sperrung, Löschung, Herausgabe…) und die damit zusammenhängenden Tätigkeiten des Auftragnehmers mit personenbezogenen Daten gerichtete Anordnung des Verantwortlichen (Veranstalters).

2. Umfang, Art und Zweck der Datenerhebung

(1) Anmeldung zur Veranstaltung (Art.6 Nr. 1 DS-GVO)

Die für die Durchführung der Veranstaltung erforderlichen Daten werden beim Betroffenen (Teilnehmer, sprich Ihnen selbst) erhoben. Sie  machen diese Angaben entweder im Formular der Online-Anmeldung / Nachmeldung auf der Webseite von mika:timing oder in schriftlicher Form auf dem Papier-Anmeldeformular der Veranstaltung, welches er postalisch oder per Mail an den Veranstalter versendet. Dieser leitet die Daten per Mail weiter an mika:timing.  Mit der Anmeldung erklärt sich der Teilnehmer zur Speicherung seiner Bank- und Kreditkartendaten ausschließlich zum Zwecke der Zahlungsabwicklung durch  mika:timing® einverstanden. Im Falle einer Registrierung auf der Seite von mika:timing® auch zum Zwecke zukünftiger Zahlungsabwicklungen. Im Vorfeld der Veranstaltung werden die  Teilnehmergebühren per Lastschriftverfahren vom Konto des Teilnehmers eingezogen.

Somit werden folgende Stammdaten als Pflichtdaten erhoben, verarbeitet und genutzt:

• Name, Vorname
• Anschrift
• Geschlecht
• Geburtsdatum
• Nationalität
• Bank- oder Kreditkartendaten
• E-Mail zur Übermittlung der Meldebestätigung und Mandats-Referenznummer

Weitere Daten werden für die  Zuordnung zu  Distanzen / Wertungen, sowie zur Kontrolle und Einhaltung der Vorgaben der Sportordnung der Deutschen Triathlon Union (DTU) als Pflichtangabe benötigt und abgefragt. Ohne Angabe dieser Daten ist eine Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich, da Ergebnisse nicht dargestellt und / oder Zugangsvoraussetzungen seitens der DTU Sportordnung nicht überprüft / abgeglichen  und bei Bedarf begrenzt werden können. Hierzu gehören:

• Startpassnummer (Startpasspflicht bei Kurz- / Olympische Distanz, Münsterland GrandPrix, Mitteldistanz und ggf. NRW-Meisterschaft) Wird diese nicht angegeben wird automatisch eine Tageslizenz gebucht und die Kosten (21,- / 22,-) mit eingezogen (§43 SpO  DTU-Wettkampflizenz)
• Geburtsdatum / Jahrgang für Distanzen mit Altersbeschränkung und für die Altersklassen-Wertung (§10 SpO Altersklassen, §36 SpO Begrenzung der Wettkampfdistanz)
• bei Militär Triathlon Cup / CISM EURO Cup ist gemäß der Ausschreibung der Sportschule der Bundeswehr die Angabe des Dienstgrades und der Einheit (für die Mannschaftswertung), sowie die Bestätigung Mitglied der Bundeswehr oder befreundeter Streitkräfte zu sein, Pflicht
• bei Liga-Wettbewerben ist neben der Startpassnr. die Angabe des Vereins Pflicht
• bei Staffeln: Abfrage des Namens, Vornamens und Geburtsdatums / Jahrgangs der weiteren Staffelmitglieder zwecks Abgleich mit der Altersbeschränkung und  zur Identifizierung der Person  im Falle eines Notfalles

Auf freiwilliger Basis können Sie folgende Daten eingeben:

• Telefonnummer
• akademischer Titel
• Staffelname
• Verein (bei nicht Liga-Wettbewerben)
• bisherige Teilnahmen
• Spende für den Verein „Herzenswünsche e.V.“
• Mitteilung (z.B. für Nachrichten an den Veranstalter, bisherige Erfolge (diese Informationen gegen an die Moderation vor Ort),…)

Wenn Sie keine freiwilligen Angaben machen möchten entsteht Ihnen kein Nachteil.

Notfallkontaktdaten (Name, Telefonnr.) für den Veranstaltungstag können freiwillig angegeben werden. Im Falle eines Unfalles werden diese, auf jeden Fall Ihr Name, Vorname, Startnr. und ggf. Ihre Anschrift an den Sanitätsdienst oder die Ordnungshüter auf deren Nachfrage vom Veranstalter mitgeteilt.

Wir nutzen einzelne Daten für statistische Auswertungen über die Altersstruktur, die Herkunft der Teilnehmer, Verteilung der Teilnehmer je Distanz / Wertung und ähnliches, um unsere Veranstaltung stetig verbessern  zu können, sowie als Mittel zur Bewerbung z.B. beim Akquirieren von Sponsoren.

(2)Statistiken

Wir nutzen einzelne Daten für statistische Auswertungen über die Altersstruktur, die Herkunft der Teilnehmer, Verteilung der Teilnehmer je Distanz / Wertung und ähnliches, um unsere Veranstaltung stetig verbessern  zu können, sowie als Mittel zur Bewerbung z.B. beim Akquirieren von Sponsoren.

(3) Daten zur Erstellung der Startunterlagen

Für die Teilnahme an der Veranstaltung benötigt jeder Teilnehmer Startunterlagen (Startnummer, Rad- und Helmnummer, Transponder). Zur Erstellung der Start-, Rad- und Helmnummern werden folgende Daten

• Startnummer
• Vorname
• Verein / Einheit / Staffelname
• Distanz

an unseren Auftragsverarbeiter  ausschließlich für den Druck per Mail weitergeleitet.

Zum Erstellen der Startunterlagen (Tüten packen) erhalten wir je Teilnehmer ein Etikett mit dem Namen, der Startnummer, Altersklasse, Adresse und Transponder-Chip-Nummer seitens mika:timing. Diese sind notwendig, um die einzelnen Unterlagen und Leihchips dem jeweiligen Athleten einwandfrei zuordnen zu können.

Für die Ausgabe der Startunterlagen (Akkreditierung) werden Starterlisten geordnet nach ABC der Nachnamen mit folgenden Daten

• Name, Vorname
• Distanz
• Altersklasse
• Verein / Einheit / Staffelname
• Transponder Chip Nummer
• Startnummer

vor Ort ausgehangen, damit der Teilnehmer seine Startnummer herausfinden, seine Transpondernummer abgleichen und seine Startunterlagen abholen kann.

Zusätzlich zur ABC-Liste für die Teilnehmer gibt es eine Liste in der Akkreditierung sortiert nach Startnummern mit zusätzlich den Daten der Startpassnummern / Tageslizenzen, um die Angaben der Teilnehmer abgleichen und diese eindeutig zuordnen zu können.

Beide Listen, die Empfangsbestätigungen (Name, Distanz, Startnummer, Unterschrift des Athleten), sowie mögliche Ermächtigungen zur Abholung fremder Unterlagen werden  nach der Veranstaltung für 15 Monate archiviert und danach vernichtet.

(4) Daten zur Erstellung der Ergebnisse und Ergebnisdarstellung

Die Messung der Leistung (Zeit) der Teilnehmer / Ihnen erfolgt mittels sogenannter Transponder-Chips mit eindeutiger Nummer, die entweder Ihnen  persönlich gehören oder zur Veranstaltung vom Veranstalter leihweise zur Verfügung gestellt werden. Das Zeiterfassungssystem erfasst nur die Zeiten und die dazugehörige Chipnummer. Erst eine Zuordnung der Chipnummer zur Person und deren Daten ermöglicht eine Darstellung der Leistung des Athleten und eine Rangfolge für die Ergebnisse.

Die Gesamtreihenfolge kann sowohl als Gesamtrangfolge, als auch als Rangfolge innerhalb bestimmter Altersklassen (unter 20, 30 und 39 Jahren.., AK-Wertung), sowie beim Militär Triathlon Cup / CISM EURO Cup und bei Liga-Wettkämpfen als Teamwertung dargestellt werden.

In den Ergebnislisten werden folgende Daten (Startnr., Name, Vorname, Distanz, Jahrgang, Verein / Einheit / Staffelname, Zeiten, Gesamt- und AK-Rangfolge, Teamwertung, ggf. Disqualifikation, Do not Finished, Zeitstrafen) veröffentlicht.

Die Ergebnisse werden via Internet für alle Teilnehmer und sonstigen Interessierten abrufbar gemacht. Diese können nach verschiedenen Kriterien durchsucht und gefiltert werden. Übliche Kriterien sind hierbei der Name, der Verein, die Startnummer des Athleten, sowie die jeweilige Distanz. Des Weiteren kann jeder Teilnehmer eine Urkunde (PDF) mit Name, Distanz, Einzel- und Gesamtzeit, Gesamt- und AK-Rangfolge herunterladen und ausdrucken.

Die Ergebnisse werden in einer „historischen Datenbank“  gespeichert, um z.B. weitere Ehrungen für mehrmalige Teilnahmen und Vergleiche zu ermöglichen.

(5) Daten an den Nordrhein-Westfälischen-Triathlon-Verband (NRWTV)

Nach der Veranstaltung sind wir verpflichtet gemäß dem Veranstaltervertrag für Liga-Veranstaltungen und der Genehmigung der Veranstaltung durch die Deutsche Triathlon Union (DTU) / dem NRWTV  diesem alle Ergebnislisten im Excel-Format zukommen zu lassen. Die Ergebnislisten der Ligen werden auf der Homepage des NRWTV veröffentlicht. Alle anderen Listen dienen zur Erstellung der Veranstalterabrechnung mit dem Verband.

(6) Newsletter:

Im Rahmen der Online-Anmeldung haben Sie die Möglichkeit sich für den Newsletter des Sassenberger Triathlons (Informationen rund um die Veranstaltung) zu entscheiden. Die Einwilligung zum Erhalt erfolgt durch aktives anklicken (opt-in) des entsprechenden Feldes innerhalb der Online-Anmeldung. Mit der Einwilligung sind Sie  damit einverstanden, dass Ihre E-Mail-Adresse an die mit dem versandt des Newsletters beauftragten Person/en des Sassenberger Triathlon weiter geleitet wird zwecks Aufnahme in den Newsletter-Verteiler. Diese Einwilligung kann jederzeit durch anklicken des Austrage-Links innerhalb des Newsletters oder durch die Bekanntgabe des Wunsches zur Beendigung per Mail an info[at]sassenbergertriathlon.de widerrufen werden.

(7) Foto- und Filmaufnahmen, sowie Interviews im Rahmen der Veranstaltung seitens des Sassenberger Triathlons

Im Rahmen der Veranstaltung werden Foto- und Filmaufnahme vor, während und nach dem Wettkampf inklusive aller beteiligten Bereiche  erstellt / aufgenommen.  Mit der Anmeldung ist es Ihnen als  Teilnehmer bewusst, dass Sie auf Bildern und  / oder Filmaufnahmen erfasst werden könnten. Sie gestattet deren Verwendung  und unentgeltliche Nutzung u.a. für die Presse- und sonstige Berichterstattung,  für Internetveröffentlichungen inkl. facebook und zu Werbezwecken der aktuellen und zukünftigen Veranstaltungen des Sassenberger Triathlon auch auf Socialmedia Seiten unserer Sponsoren (z.B. Westenergie).  Das Gleiche gilt für mit Ihnen geführte und aufgenommene Interviews.

Mit der Teilnahme an der Veranstaltung akzeptieren Sie die (unentgeltliche)  Nutzung der Bilder, Filmaufnahmen und Interviews für die zuvor benannten Zwecke, ansonsten ist eine Teilnahme bei uns nicht möglich. Wir können nicht gewährleisten einzelne Personen komplett herauszufiltern. Wir bitten dies vor der Anmeldung zu bedenken!

(8) Foto- und Filmaufnahmen seitens Westenergie AG  und der Volksbank eG im Rahmen der Veranstaltung  / des Sponsorings

Im Rahmen der Veranstaltung erfolgen Foto- und Filmaufnahmen seitens der Westenergie AG und Volksbank eG. Mit der Anmeldung willigen Sie ein, dass diese Aufnahmen im Rahmen von Presseberichterstattungen, für Marketingzwecke oder sonstige Veröffentlichungen genutzt werden dürfen.

Ihre Rechte auf Auskunft, Widerspruch in die Verarbeitung, Sperrung, Löschung und Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie gegenüber der Westenergie  unter datenschutz[at]westenergie.com geltend machen. Darüber hinaus steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (ldi.nrw.de) zu.

3. organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten

(1) Verschwiegenheit

Wir gewährleisten, dass es unseren mit der Verarbeitung der Daten befassten Personen und Auftragsdatenverarbeitern untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten.

Des Weiteren gewährleisten wir, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit auch über die aktive Mitarbeit / des Auftrages bei der Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung hinaus, verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits- und Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung der Mitarbeit / des Auftrages fort.

(2) Need to Know –Prinzip

Bei uns erhalten alle Orga-Leiter, Helfer, Kooperationspartner und Auftragsverarbeiter nur nach Art und Umfang ihrer jeweiligen Aufgaben Zugang zu personenbezogenen Daten.

Dieser Personenkreis erhält nur im Rahmen der Aufgabenerfüllung Zugriff auf die erforderlichen personenbezogenen Daten. Hierfür ist ein System der Zuordnung von Rollen und Rechten mit den notwendigen Beschränkungen des Zugriffs auf personenbezogene Daten implementiert und umgesetzt. Der Zugriff auf diese Daten ist zeitlich auf den Zeitrahmen der Aufgabenerfüllung beschränkt.

4. Rechte der Betroffenen

(1) Als Betroffener (Teilnehmer) erhalten Sie  auf Antrag Ihrerseits kostenlose Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert wurden. Sofern Ihr Wunsch nicht mit einer gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Daten (z. B. Vorratsdatenspeicherung) kollidiert, haben Sie ein Anrecht auf Berichtigung falscher Daten, auf die Sperrung oder Löschung, sowie die Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten.

Im Falle eines Widerspruchs in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten könnte unter Umständen Ihre Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich sein. Hierbei kommt es  darauf an, auf welche Daten (z.B. Daten zur Erfüllung des Vertrages, Wertungen, Vorgaben des Verbandes…) und Einwilligungen sich Ihr Widerspruch bezieht.

(2) Möchten Sie eines Ihrer Rechte in Anspruch nehmen, so wenden Sie sich bitte per Mail an info[at]sassenbergertriathlon.de .

(3) Gern können Sie sich auch  an unseren Datenschutzbeauftragten unter  datenschutz[at]arno-kindler.de  wenden.

(4) Sollten wir Ihre Anfrage nicht zu Ihrer Zufriedenheit klären können, so haben Sie  die Möglichkeit sich  an die zuständige  Aufsichtsbehörde zu wenden. www.ldi.nrw.de